DEMATERIALISATION OBLIGATOIRE DES FACTURES
Quelles sont les règles de la réforme ?
A partir du 1er juillet 2024, si vous êtes assujettis à la TVA et quel que soit la taille de votre entreprise, vous devrez être en mesure d’accepter la réception de factures électronique de la part de vos fournisseurs et de les intégrer dans votre système de gestion de comptabilité ou de gestion commerciale.
De plus, à compter de cette date, progressivement jusqu’en janvier 2026 et en fonction de la taille de votre entreprise, pour l’ensemble des opérations commerciales B2B en France, vous devrez être capable d’émettre des factures électroniques, e-invoicing, dans l’un des formats rendus obligatoires par la réforme, puis de les transmettre vers vos clients non plus directement mais :
- via la plateforme publique (Chorus Pro) du Ministère de l’Economie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique,
- via une plateforme privée agréée par le ministère.
Quelles sont les règles de la réforme ?
e-Reporting :
- Les opérations internationales :
Ces factures pourront être gérées au format papier ou PDF même au-delà de 2026. Mais les entreprises devront réaliser un e-reporting, c’est-à-dire transmettre une synthèse de la facture émise ou reçue. - Les transactions avec les particuliers, B2C : « Ticket Z »
Les entreprises devront remonter périodiquement vers l’administration fiscale une synthèse des transactions avec leurs clients.
Les objectifs de la réforme soulignés la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) :
- La réduction des coûts de traitement,
- La réduction des délais de paiement notamment avec l’apposition d’une date fiable de dépôt et de réception,
- La simplification de la gestion administrative (déclarations TVA préremplies),
- Une lutte contre la fraude à la TVA renforcée (par la connaissance fine des transactions domestiques, internationales et avec les particuliers),
- Une meilleure connaissance de l’activité des entreprises suivie en temps réel et permettre d’aider à piloter les politiques de financement, et d’aide publique.
C’est quoi une facture électronique ?
Différente d’une simple facture au format PDF, au sens de la réforme, une facture électronique devrait être émise en respectant la norme sémantique européenne EN 16931. 3 formats équivalents et structurés en XML ont été retenus :
- UBL,
- C2i,
- Factur-X
Qu’est ce qui va changer pour votre entreprise ?
Dès le mois de juillet 2024, les échanges de factures devront obligatoirement transiter par le portail public de facturation (PPF) CHORUS PRO gérée par l’administration fiscale.
Pour l’émission et la réception des factures, vous pourrez :
- Soit, vous connecter directement au portail CHORUS PRO en toute autonomie,
- Soit, vous connecter directement au portail CHORUS PRO, à l’aide d’un opérateur de dématérialisation (OD),
- Soit, sous-traiter ces opérations via une ou des plateforme(s) de dématérialisation partenaires (PDP), opérateur(s) privé(s) et immatriculé(s) auprès de l’administration fiscale.
Cycle de vie des factures locales (en France) : informer l’administration fiscale sur les statuts des factures :
- le dépôt,
- le rejet,
- le paiement,
- l’encaissement
E-reporting sur les opérations internationales :
- les données de paiement,
- la date,
- le montant,
- le numéro de facture,
Quelles sont les grandes exigences à respecter ?
Les grandes exigences à respecter :
« L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation » Code Général des Impôts
Vous devez sécuriser l’émission ou la réception des factures :
- soit par la constitution d’une piste d’audit fiable (PAF),
- soit par l’apposition d’une signature électronique qualifiée au sens du règlement européen (eIDAS),
- soit via la génération de factures structurées basées sur l’échange de données informatisées (EDI)
Le délai de conservation à respecter est de 10 ans selon le code du commerce et de 6 ans selon le droit fiscal.
Comment démarrer le projet ?
Cette réforme va structurellement modifier vos habitudes de facturation et de travail. Il est donc important de bien anticiper les étapes, préparer vos équipes et votre système d’information et de vous entourer d’experts pour franchir ce cap décisif et aller chercher les gains et les bénéfices induits.
Le premier conseil, pour bien débuter « ce voyage digital », est de se mettre en mode projet avec une définition claire des objectifs à atteindre. A cet effet, il est important :
- De désigner une équipe dédiée en identifiant tous les acteurs en interne,
- De réaliser un état de lieux de l’existant :
Typologie de vos clients,
la maturité de vos outils et vos processus achats/ventes dans la dématérialisation, - Surtout de constituer la piste d’audit fiable (PAF) pour les achats / ventes. S’il y en a déjà une, la faire auditer,
- identifier les travaux à initier pour lancer le projet.
Vous aussi, bénéficiez de l’expertise de PPM Consulting dans la dématérialisation des process métier et la mise en place de progiciels. Nous vous accompagnons sur toutes les étapes du projet, depuis l’audit, conception, l’exécution, l’accompagnement au changement jusqu’à la rédaction et/ou l’audit de la PAF (piste d’audit fiable).