Définition : qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Le coffre-fort numérique (aussi appelé coffre-fort électronique) est un des modules de la dématérialisation des documents et des données. En plus de garantir l’authenticité, l’origine, l’intégrité et la traçabilité du document, cet espace de stockage personnel et sécurisé des documents facilite également la diffusion des documents professionnels. Plus besoin d’imprimer les documents de vos collaborateurs ou de vos clients, de les mettre sous pli, de les envoyer sans être sûr de la date de réception, de produire des duplicatas en cas de perte…

Les solutions proposées par PPM Consulting sont ultra-sécurisées, avec un hébergement opéré en France. De plus elles sont certifiées et en conformes à la norme AFNOR NF Z42-020. Cela vous permet de bénéficier du cadre réglementaire strict français sur la confidentialité et la protection des données. Ainsi L’intégrité, la pérennité et la conservation à long terme des documents sont parfaitement respectées ! 

Un espace personnel et sécurisé de stockage virtuel de documents mis à disposition à l’utilisateur (ou au salarié dans le cas de la dématérialisation du bulletin de paie). Il n’est accessible qu’à l’aide d’un système d’authentification sécurisé. Ni le fournisseur du coffre-fort électronique ni son employeur n’ont accès au contenu du coffre.

L’utilisateur est le seul propriétaire de ce coffre, des documents et des informations qu’il y stocke. Dans le cas de la dématérialisation du bulletin de paie, lorsque le collaborateur quitte son entreprise, il conserve son coffre-fort numérique.

Dans son espace numérique, l’utilisateur peut y recevoir, archiver, trier, classer des documents. Ces tâches sont automatisées, et ce service hautement sécurisé assure l’intégrité et la conformité d’un document, ainsi que sa traçabilité. Par ailleurs, de véritables économies sont réalisées grâce à ce service. Terminés l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi de documents sous format papier ! En plus d’être simple et pratique, le CFN contribue à une réduction de l’impact environnemental et à moderniser la marque employeur des entreprises en leur donnant une image plus innovante et avant-gardiste.